Lediga jobb som Chefssekreterare och VD-assistenter m.fl. i Ystad

Ystads kommun har cirka 2900 engagerade medarbetare som bidrar och gör skillnad. Tillsammans skapar vi en bättre vardag för våra invånare, företag, organisationer och besökare - nu och i framtiden.

Utbildningsförvaltningen ansvarar för förskola, grundskola, fritidshem, gymnasium, vuxenutbildningen samt barn- och elevhälsa. Här jobbar cirka 1100 medarbetare som tillsammans skapar en trygg och utvecklande skola och barnomsorg.

Vi söker dig som vill arbeta på Edvinshemsskolan med både grundskola och anpassad grundskola.

Edvinshemsskolan, som är byggd på 1980-talet, ligger i Ystads västra del. Det är promenadavstånd till hav och strand, men också till centrala Ystad. Grönområdena runt skolan ger många möjligheter till lek och andra aktiviteter. Vi tar tillvara dessa möjligheter och tillbringar mycket tid ute.

Edvinshemsskolan är uppdelad i två skolhus, Edvinshem och Edvinshus. På Edvinshem går elever från förskoleklass till och med årskurs 3 samt elever i åk 1-6 på anpassad grundskola. På Edvinshus, som ligger ca 5 minuters gångväg från Edvinshem går elever från åk 4 - åk 6.

De elever som går i åk 7-9 på anpassad grundskola går på Västerportskolan.

ARBETSUPPGIFTER
Du kommer att ha rollen som chefsstöd till oss två rektorer på grundskola respektive anpassad grundskola. Ditt huvuduppdrag är att vara ett stöd till oss rektorer men också kunna stötta övrig personal. Ditt arbeta kommer att vara både självständigt men också ske i samverkan med rektorer och övrig personal.

I dina huvudsakliga arbetsuppgifter ingår bland annat:
- ansvar för stöd avseende elev- personal- och ekonomiadministration till skolan i syfte att avlasta kärnverksamheten
- ansvar för extern och intern kommunikation, på exempelvis vår hemsida
- ansvar för skolans dokumenthanteringsfrågor så som arkiv och diarieföring.

KVALIFIKATIONER
Du tycker att administrativt arbete är roligt och utmanas av ett uppdrag där samverkan och flexibilitet är viktiga komponenter och där din roll är en viktig stödfunktion till skolans huvuduppdrag elevernas lärande. Du trivs i en vardag som präglas av högt tempo i en lärande organisation.

Vi söker dig som har erfarenhet av att jobba i olika administrativa system. Du ska vara noggrann, kunna skapa ordning och reda och kunna lösa komplexa uppgifter. Du ska ha god förmåga att skapa struktur och hålla många bollar i luften samtidigt. Du ska vara lösningsfokuserad och ha lätt för att skapa kontakt samt vara serviceinriktad.

Meriterande om du har:
- Eftergymnasialutbildning i administration
- Arbetslivserfarenhet inom administration och chefsstöd inom skola/utbildning Erfarenhet krävs Visa mindre

Om Corrpal Systems AB
Corrpal Systems AB i Ystad tillverkar, säljer och installerar maskinlinjer för materialhantering till wellpappindustrin. Vi är en ledande aktör inom vår nisch och vår styrka är vår kvalitet och vår förmåga att flexibelt lösa våra kunders olika behov. Vår marknad är huvudsakligen Europa, men våra installationer finns över hela världen. Vår ägare är Göpfert Maschinen GmbH, www.goepfert.de (http://www.goepfert.de/), som är världsledande på konverteringsmaskiner till wellpappindustrin. Corrpals omsättning är drygt 200 msek och vi har ca 50 anställda. Vi är inne i ett expansivt skede och behöver förstärka vår organisation.

Arbetsbeskrivning
Nu förstärker vi organisationen med en ny roll inom management administration. I rollen kommer du att vara en viktig del i vår administrativa funktion där du blir direkt underställd platschefen. Du kommer få möjlighet att arbeta tillsammans med företagsledningen för att kontrollera de administrativa processer som krävs för rätt struktur och kvalitet för bolaget. Du kommer även att vara företagsledningens närmsta hand när det kommer till arbetsuppgifter såsom:

- Allmän administrativ support

- Mötesbokningar

- Korrespondens med interna och externa kontaktytor (mail och telefon)

- Uppföljningsaktiviteter

- Upprätta mötesprotokoll och to-do-listor

- Upprätta rapporter och framtagning av statistik

- Framtagning av affärsanalyser

- Att kontinuerligt verka för att utveckla och standardisera interna rutiner och processer inom administrationsfunktionen

Din profil
Vi söker dig som har gedigen vana av arbete som supportfunktion nära företagsledning och med administration som specialitet. För att snabbare komma in i tjänsten tror vi att du bör känna igen dig själv i egenskaper såsom:

- Effektiv

- Strukturerad

- Hög personlig integritet

- Självständig

- Proaktiv

- Initiativtagande

Vi tror att du har skinn på näsan när det kommer till att driva dig själv och ditt arbete i vardagen. Du skapar dig överblicksbilder av organisationens utmaningar och behov som gör att du kan agera bollplank till företagsledningen, men även själv fatta beslut inom ditt ansvarsområde administration. Du bör även trivas i en internationell miljö där en hög grad av affärsmässighet uppskattas. Vi värdesätter att du genom din prestigelöshet gärna avlastar företagets övriga funktioner om så krävs. Tjänsten kräver att du behärskar engelska obehindrat i såväl tal som skrift. Har du även kunskaper inom tyska är detta starkt meriterande men inget krav. Du har goda kunskaper inom Microsoft Officepaketet.

Denna rekryteringsprocess

I denna rekrytering samarbetar Corrpal Systems med HIREQ. Har du frågor är du välkommen att kontakta ansvarig rekryterare. Välkommen med din ansökan! Visa mindre

Gör skillnad, varje dag.

Gillar du att arbeta brett med administrativa uppgifter, har en god känsla för service och har intresse för att utveckla samt förbättra det administrativa stödet till förvaltningschefen? Då kan detta vara rätt tjänst för dig!

Lasarettet i Ystad är ett akutsjukhus med dygnet runt-verksamhet och ett brett utbud av specialiserad elektiv vård. Vi erbjuder hälso- och sjukvård med hög kvalitet, tillgänglighet, helhetssyn och omtanke som kännetecken. Som ett medelstort sjukhus i sydöstra Skåne utmärker sig Ystad genom korta beslutsvägar och närhet till andra verksamheter. På lasarettet arbetar cirka 1 000 medarbetare.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker nu dig som är erfaren chefssekreterare och som vill arbeta i en koordinerande roll med en stor variation av arbetsuppgifter, med många kontaktytor såväl inom som utanför lasarettet.

I rollen som chefssekreterare blir du förvaltningschefens högra hand och har en viktig roll gentemot förvaltningschefen men också mot övriga du möter. Du arbetar tillsammans med förvaltningschefen och har ett helhetsansvar för dennes mejl, kalender och mötesplanering samt säkerställer att rapportering och uppdrag levereras enligt tidplan. I din roll har du också ansvar för sammanställning av material inför möten, mötesanteckningar, uppföljning av ledningsgruppens arbete samt samverkan och MBL. För att säkerställa ledningsarbetet bidrar du med att ta fram presentationer, förbereda underlag, bistå i framtagandet av beslutshandlingar samt planering och samordning av interna och externa mötesarrangemang. I rollen ingår även att vara kontors- och beställningsansvarig och där fakturahantering och viss hantering i personalsystem är en del av dina arbetsuppgifter.

I din roll är du delaktig i utvecklingen av arbetet och rutinerna för våra verksamheters chefssekreterare. Du samarbetar också med stabschefens sekreterare så att administrativa arbetsuppgifter säkerställs. Du ingår i lasarettets nätverk för chefssekreterare där ni tillsammans utbyter erfarenheter, utvecklar och effektiviserar organisationens administrativa processer.

KVALIFIKATIONER
Vi riktar oss till dig som har gedigen och flerårig erfarenhet i en liknande roll där du har arbetat kvalificerat med administrativa arbetsuppgifter åt chef med högre chefsbefattning. Du har en relevant eftergymnasial utbildning eller en annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Mycket god mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift är ett krav för tjänsten. Därtill har du även mycket goda kunskaper i Office 365, framför allt Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote och SharePoint samt en allmänt god IT-kompetens.
Du har erfarenhet av att koordinera samt organisera andras arbete. Vi ser det som en självklarhet att du har ett intresse av förbättringsarbete och att du ser möjligheter att effektivisera arbetssätt samt rutiner.

Som person är du är strukturerad, noggrann och har en hög känsla för service och det där lilla extra. Det är viktigt att du är utåtriktad, har förmåga att prioritera, är lyhörd och har lätt för att skapa goda relationer. För oss är personlighet och engagemang viktiga egenskaper liksom integritet, ödmjukhet och professionalism. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan, vi ser fram emot att lära känna dig!

ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

På https://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Visa mindre

Om Corrpal Systems AB
Corrpal Systems AB i Ystad tillverkar, säljer och installerar maskinlinjer för materialhantering till wellpappindustrin. Vi är en ledande aktör inom vår nisch och vår styrka är vår kvalitet och vår förmåga att flexibelt lösa våra kunders olika behov. Vår marknad är huvudsakligen Europa, men våra installationer finns över hela världen. Vår ägare är Göpfert Maschinen GmbH, www.goepfert.de (http://www.goepfert.de/), som är världsledande på konverteringsmaskiner till wellpappindustrin. Corrpals omsättning är drygt 200 msek och vi har ca 50 anställda. Vi är inne i ett expansivt skede och behöver förstärka vår organisation.

Arbetsbeskrivning
Nu förstärker vi organisationen med en ny roll inom management administration. I rollen kommer du att vara en viktig del i vår administrativa funktion där du blir direkt underställd platschefen. Du kommer få möjlighet att arbeta tillsammans med företagsledningen för att kontrollera de administrativa processer som krävs för rätt struktur och kvalitet för bolaget. Du kommer även att vara företagsledningens närmsta hand när det kommer till arbetsuppgifter såsom:

- Allmän administrativ support

- Mötesbokningar

- Korrespondens med interna och externa kontaktytor (mail och telefon)

- Uppföljningsaktiviteter

- Upprätta mötesprotokoll och to-do-listor

- Upprätta rapporter och framtagning av statistik

- Framtagning av affärsanalyser

- Att kontinuerligt verka för att utveckla och standardisera interna rutiner och processer inom administrationsfunktionen

Din profil
Vi söker dig som har gedigen vana av arbete som supportfunktion nära företagsledning och med administration som specialitet. För att snabbare komma in i tjänsten tror vi att du bör känna igen dig själv i egenskaper såsom:

- Effektiv

- Strukturerad

- Hög personlig integritet

- Självständig

- Proaktiv

- Initiativtagande

Vi tror att du har skinn på näsan när det kommer till att driva dig själv och ditt arbete i vardagen. Du skapar dig överblicksbilder av organisationens utmaningar och behov som gör att du kan agera bollplank till företagsledningen, men även själv fatta beslut inom ditt ansvarsområde administration. Du bör även trivas i en internationell miljö där en hög grad av affärsmässighet uppskattas. Vi värdesätter att du genom din prestigelöshet gärna avlastar företagets övriga funktioner om så krävs. Tjänsten kräver att du behärskar engelska obehindrat i såväl tal som skrift. Har du även kunskaper inom tyska är detta starkt meriterande men inget krav. Du har goda kunskaper inom Microsoft Officepaketet.

Denna rekryteringsprocess

I denna rekrytering samarbetar Corrpal Systems med HIREQ. Har du frågor är du välkommen att kontakta ansvarig rekryterare. Välkommen med din ansökan! Visa mindre

Kriminalvården växer – vi bygger nytt, bygger om och bygger till och söker nu nya medarbetare. Vårt viktigaste mål är att minska återfall i brott – att bryta den onda cirkeln. Lyckas vi med det blir samhället tryggare och säkrare för alla. Vi är den myndighet som ansvarar för anstalter, frivård, häkten och klienttransporter.

Häktet och anstalten i Ystad bildar tillsammans verksamhetsområdet Ystad och är därmed organisatoriskt samma enhet. Vissa medarbetarna som arbetar i Ystad tjänstgör tidvis på häktet och anstalten beroende på behovet som verksamheten har. Anstalten i Ystad har 76 platser i säkerhetsklass 2 och inhyser endast kvinnliga intagna. Häktet i Ystad kan genom beredskapsplatser ta emot 47 häktade i gemensamhet och, inom kort, 52 platser med restriktioner. Den nya häktesdelen beräknas öppna sensommaren -23. Verksamhetsområde Ystad har totalt cirka 160 anställda.


ARBETSUPPGIFTER
Verksamhetsområde Ystad består av flera olika chefs-, arbets- och ansvarsområden. Som chefsstöd ska du bistå verksamhetsområdets chefer med samordning av VO-övergripande processer genom utredning, handläggning och uppföljning. Du ska tillsammans med cheferna säkerställa att det lokala arbetet bedrivs på ett enhetligt och kvalitetssäkrat sätt enligt myndighetens riktlinjer och andra styrande dokument.
En viktig arbetsuppgift är att fungera som länk mellan lokal ledning och samordnad bemanning i olika delar av personalplaneringen. Verksamhetsområde Ystad är i en expansiv fas där det läggs stor vikt vid rekrytering och behållarperspektiv. Chefsstödet kommer därför att vara en viktig del i att kvalitetssäkra en god planeringshorisont liksom vara ett stöd i vardagen.

I arbetet ingår vidare bl.a. att på uppdrag av kriminalvårdschefen vara delaktig i arbetet med effektivisering, verksamhetsbeskrivningar och organisationsförändringar. Som chefsstöd omhändertar, samordnar och ansvarar du för t.ex. tillsynsrapporter, utredningar i samband med incidenter eller personalärenden, handlingsplaner vid tillsyn och andra mera omfattande handlingsplaner.

Som chefsstöd utgör du även ett administrativt stöd till anstaltsledningen.




KVALIFIKATIONER
För att lyckas i ditt uppdrag behöver du ha god förmåga att skapa och upprätthålla relationer. Du är tydlig i din kommunikation och kan anpassa ditt budskap utifrån mottagarens förutsättningar. Du är flexibel och har lätt för att anpassa dig till ändrade förutsättningar och du ser möjligheter i förändrings- och utvecklingsarbete. Du har en god analytisk förmåga, prioriteringsförmåga och planerar och driver processer självständigt. Du har även ett helhetsperspektiv och ser till hela verksamhetens bästa i alla lägen.

Krav

• Akademisk examen inom ett för tjänsten relevant ämnesområde, alternativt annan utbildning i kombination med erfarenhet som Kriminalvården bedömer relevant.

• Erfarenhet av att handlägga ärenden, författa utredningar och bereda beslut.

• Kunskap och erfarenhet av att driva, leda och underhålla processer med flera aktörer.

• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Meriterande

• Erfarenhet av uppföljning av verksamhet eller projekt.

• Akademisk utbildning inom juridik, ekonomi, personal eller annan för tjänsten relevant inriktning.

• Erfarenhet av arbete inom Kriminalvården eller annan rättsvårdande myndighet.

• Erfarenhet av verksamhetsutveckling.

• Erfarenhet av projektledning.

• God kunskap om Kriminalvårdens klientjuridiska processer.




ÖVRIGT
Vissa befattningar är placerade i säkerhetsklass och då kommer en säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras innan beslut om anställning fattas. För tjänster med högre säkerhetsklass behöver du vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Kriminalvården strävar efter en jämn könsfördelning och ökad mångfald.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 693 693. Frågor om specifika jobb besvaras av den kontaktperson som anges i annonsen. Vi tar inte emot ansökningar i pappersform eller per e-post.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser. Kriminalvården har upphandlade avtal. Visa mindre

Gör skillnad. Varje dag.

Gillar du att vara den som hjälper och stöttar? Gillar du att planera och organisera så att arbetet flyter på bra för någon annan? Utför du ditt arbete med fokus på hög kvalitet samtidigt som du kan prioritera och arbeta effektivt? Är du driven, lojal och ansvarfull? Om du har svarat ja på dessa frågor tror vi att du har goda förutsättningar för att trivas hos oss!

Vår nuvarande administratör med chefsstödsuppdrag vill prova något nytt och därför söker vi nu en ny kollega!

Lasarettet i Ystad är det lilla akutsjukhuset med stor känsla av öppenhet och gemenskap. Här präglas arbetet av korta kontaktvägar och en närhet till ledarskapet. Då vi har förmånen att inte vara ett allt för stort sjukhus har vi möjlighet att skapa nära och gränsöverskridande samarbeten mellan olika avdelningar och verksamheter.

ARBETSUPPGIFTER
I din roll som administratör med chefsstödsuppdrag arbetar du huvudsakligen som enhetschefens högra hand, vilket är en roll du både förstår och trivs med. Du är även i direkt och nära kontakt med medarbetarna.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat bemanning, arbete i HR-fönster och schemaläggning. För att lyckas med det är det viktigt att du ser kontinuitet i medarbetarnas schema som en viktig del i verksamheten. Det ingår även andra personaladministrativa uppgifter samt att vara behjälplig vid rekrytering och planera introduktionen för våra nyanställda medarbetare.

Arbetstiden är främst förlagd till dagtid på vardagar, men även helgtjänstgöring kan komma att bli aktuellt.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har godkänd gymnasieutbildning och goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift. Vi ser det som meriterande om du har en utbildning inom administration. Vi ser gärna att du har kunskap i våra system, såsom Visma Personec/TimeCare/Multi Access, samt har kännedom om arbetstidsmodeller och andra personaladministrativa frågor inom hälso- och sjukvård.

Som person är du positiv och har ett gott sinne för struktur och ordning. Du tycker om att hitta lösningar och ta egna initiativ samtidigt som du vill vara med och utveckla verksamheten tillsammans med kollegor och närmsta chef. Du värdesätter ett arbete som präglas av eget ansvar och delaktighet samt bidrar till ett positivt arbetsklimat.

Vi är måna om att hitta rätt person till tjänsten och lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

I den här rekryteringen tillämpar vi löpande urval. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

På https://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Visa mindre

Om Ystad Hamn Logistik AB

Ystad Hamn Logistik AB har sedan 2000 ansvaret för hamnverksamheten i Ystad, vilket innebär all operativ drift, underhåll och utveckling. Under 2017 slog hamnen för tredje året i rad nya rekord avseende godsmängd, lastfordon, personbilar och passagerare. Hamnen är an av Sveriges största hamnar med daglig färjetrafik till Polen och Bornholm. Det är den tredje största färjepassagerarhamnen och vi är ca. 30 anställda.

Arbetsbeskrivning
Utvecklingen i Ystad Hamn går starkt framåt och vår VD behöver hjälp! Förutom att vara VD för det operativa hamnbolaget är han också hamnchef i Ystads kommun som äger och investerar i hamninfrastrukturen. Volymerna genom hamnen växer vilket kräver en noggrann planering. Vi har byggt nya färjelägen för att framtidssäkra vår verksamhet och har ökat kapaciteten, något vi nu ska dra nytta av och marknadsföra internationellt.

Tjänsten är en mixad roll där du gör allt från att boka resor, arrangera möten, stödja VD med diverse uppgifter, finnas tillgänglig för personalen med att t.ex. svara på frågor om kollektivavtal, utbildningar, scheman, vara behjälplig vid rekryteringar, uppdatera hemsida/intranät och sociala media m.m.

I din roll som HR-ansvarig förväntas du självständigt och aktivt driva HR-arbetet hos oss, vilket innebär både operativt och strategiskt arbete. Du får ett brett och utmanande arbete inom HR där du dessutom får vara med och bidra till hamnens utveckling. Dina arbetsuppgifter innefattar att ge kvalificerat stöd i alla förekommande HR-frågor såsom arbetsrätt och arbetsmiljö.

Du kommer även att agera som VD-assistent genom att stötta och avlasta honom inom en mängd spännande områden. Därigenom arbetar du nära företagets själ i ett högt tempo med mycket omväxling. Bl.a. kommer du att arbeta med dokumenthantering, brev, avtal etc. samt föra protokoll i olika sammanhang, t.ex. personalmöten och styrelsemöten. En serviceinriktad person med administrativt tänk helt enkelt.

Din profil
Vi har ett högt tempo på arbetsplatsen så det gäller att du är beredd att kavla upp ärmarna redan innan du söker tjänsten! Du måste ha god hand med Office-paketet, vara van vid många bollar i luften samtidigt, gilla att ge service, ha arbetat med HR- och arbetsmiljöfrågor tidigare samt vara prestigelös och positiv. Arbetsplatsen kännetecknas av, förutom riktigt vass personal, en familjär men tuff stämning med högt i tak. Engelska i tal och skrift är ett måste och det är meriterande om du också talar danska och/eller polska då huvuddelen av våra kunder gör det. En typisk arbetsdag i Ystad Hamn är inte den andra lik och det är sällan man får gjort det man planerat just den dagen. Detta måste man vara beredd på, och det är kanske det som gör jobbet så stimulerande.

Denna rekryteringsprocess

I denna rekrytering samarbetar Ystad Hamn Logistik med HIREQ. För ytterligare information kring tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare. Vi ser fram mot din ansökan! Visa mindre

Om Corrpal Systems AB
Corrpal Systems AB i Ystad tillverkar, säljer och installerar maskinlinjer för materialhantering till wellpappindustrin. Vi är en ledande aktör inom vår nisch och vår styrka är vår kvalitet och vår förmåga att flexibelt lösa våra kunders olika behov. Vår marknad är huvudsakligen Europa, men våra installationer finns över hela världen. Vår ägare är Göpfert Maschinen GmbH, www.goepfert.de (http://www.goepfert.de/), som är världsledande på konverteringsmaskiner till wellpappindustrin. Corrpals omsättning är drygt 200 msek och vi har ca 50 anställda. Vi är inne i ett expansivt skede och behöver förstärka vår organisation.

Arbetsbeskrivning
Nu förstärker vi organisationen med en ny roll inom management administration. I rollen kommer du att vara en viktig del i vår administrativa funktion där du blir direkt underställd platschefen. Du kommer få möjlighet att arbeta tillsammans med företagsledningen för att kontrollera de administrativa processer som krävs för rätt struktur och kvalitet för bolaget. Du kommer även att vara företagsledningens närmsta hand när det kommer till arbetsuppgifter såsom:

- Allmän administrativ support

- Mötesbokningar

- Korrespondens med interna och externa kontaktytor (mail och telefon)

- Uppföljningsaktiviteter

- Upprätta mötesprotokoll och to-do-listor

- Upprätta rapporter och framtagning av statistik

- Framtagning av affärsanalyser

- Att kontinuerligt verka för att utveckla och standardisera interna rutiner och processer inom administrationsfunktionen

Din profil
Vi söker dig som har gedigen vana av arbete som supportfunktion nära företagsledning och med administration som specialitet. För att snabbare komma in i tjänsten tror vi att du bör känna igen dig själv i egenskaper såsom:

- Effektiv

- Strukturerad

- Hög personlig integritet

- Självständig

- Proaktiv

- Initiativtagande

Vi tror att du har skinn på näsan när det kommer till att driva dig själv och ditt arbete i vardagen. Du skapar dig överblicksbilder av organisationens utmaningar och behov som gör att du kan agera bollplank till företagsledningen, men även själv fatta beslut inom ditt ansvarsområde administration. Du bör även trivas i en internationell miljö där en hög grad av affärsmässighet uppskattas. Vi värdesätter att du genom din prestigelöshet gärna avlastar företagets överiga funktioner om så krävs. Tjänsten kräver att du behärskar engelska obehindrat i såväl tal som skrift. Har du även kunskaper inom tyska är detta starkt meriterande men inget krav. Du har goda kunskaper inom Microsoft Officepaketet.

Denna rekryteringsprocess

I denna rekrytering samarbetar Corrpal Systems med HIREQ. Har du frågor är du välkommen att kontakta ansvarig rekryterare. Välkommen med din ansökan! Visa mindre

Kultur- och utbildningsförvaltningen ansvarar för förskola, grundskola, gymnasium, fritid och kultur i Ystad. Hos oss jobbar ungefär 1300 fantastiska medarbetare som tillsammans bidrar till de som vi finns till för.

Rektorsområdet Område Väster består av tre mindre skolor och förskolor med oceaner av möjligheter -Svarte, Hedeskoga och Sövestad. Vi finns norr om Ystad.

På vårt rektorsområde får du vara delaktig i kreativa, spännande möten med människor som brinner för samma sak som du -att få andra att växa.

På tal om att växa! Det som får näring växer.
Det tycker vi är ett viktigt argument för att hålla fokus på det som fungerar, på människors styrkor och inneboende kraft att vilja utvecklas. Det är vår kompass när vi bygger skola i spänningsfältet mellan individuella värderingar, skolans kärnvärde och de värden som finns utanför skolan både lokalt och nationellt.

Vår SuperSandra har blivit headhuntad till ett ännu större uppdrag. Så kan det bli i en organisation med fokus på att utveckla både individer och verksamhet. All lycka till dig Sandra. Vi kommer att sakna dig!

Är du vår nya spindel i vårt lite komplicerade nät? Vi letar efter en superhjälte, en ängel med tålamod som räcker från Ystad till Haparanda så du kan hålla koll på mig -rektorn.

Går du till jobbet för att förändra världen?
Men den blygsamma inställningen kommer du smälta in väl hos oss! Vi är Bättre tillsammans, så du behöver inte vara orolig för att du kommer vara ensam.

ARBETSUPPGIFTER
Blir du bubblig av glädje när du tänker på diarieföring, dokumenthanteringsplaner, vikariehantering, statistikrapportering, personaladministration, elevadministration, offentlighetslagen, ekonomi och lagar och förordningar? Då kompletterar vi varandra finfint!

Kontexten är skola. Så du, precis som jag, är här för elevernas skull. För att eleverna ska få de bästa förutsättningarna så måste all personal också få det. Det är det viktigaste.

Jag behöver en högra hand som har full koll på allt -ett chefsstöd, en skoladministratör 2.0. Vi vet att det finns en sådan person i detta avlånga land, men finns det en till? Det underlättar om du är en person som älskar detaljer och är superduper noggrann. Jag är ganska kass på det, så i min värld är skoladministratören en helt central framgångsfaktor för en välfungerande skola.
Du behöver vara grym på kommunikation för att det är många som vänder sig till dig. Både vårdnadshavare, lärare, elever och leverantörer av olika slag.

Du kommer vara en helt avgörande kraft på mina tre grundskolor! En del av din tjänst kommer du även bistå rektorn i förskolan på samma område. Sanne och jag är ganska lika så det kommer krävas både tålamod, kraft och massa humor för att kunna jobba med oss. Vi behöver någon som ligger steget före och fungerar som ett kompetent chefsstöd till oss.

Jag utgår ifrån att du gärna bidrar till utveckling av verksamheternas administrativa rutiner som kontinuerligt behöver utvecklas i ett föränderligt samhälle.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har någon passade eftergymnasial utbildning.

Ett skarpt krav är att du är minst lika digital som jag... och jag har typ svartbälte.

I Ystad gillar vi system och det är viktigt att du kan vara ett systemstöd till oss allihop. En del av de system vi jobbar: Evolution, V-klass, Visma, Dexter, WinLas, Extens, Raindance, TimeCare, Qlikview, QlikSense. Det finns säker fler som jag inte kommer på. Men det skrämmer inte dig. Du är van vid både PC och Mac-miljöer. Hanterar officepaketet (älskar excel) och myser gärna runt i Google Workspace.

Är du bekant med skolans styrdokument, arbetsrätt samt personal- och arbetsmiljöfrågor så är det en stor fördel. Men till syvende och sist handlar detta relationsintensiva jobb mycket om personlig lämplighet. Du är självklart serviceinriktad, flexibel och har lätt för att samarbeta. Du är lösningsfokuserad, har koll på ledarskapets hantverk och vet att ord är viktiga men det är våra handlingar som definierar oss.

Vi söker dig som vågar utmana både skolledning och din egen nyfikenhet och kreativitet för att systematiskt arbeta mot skolans mål. Dina viktigaste verktyg är din förmåga att skapa relationer, motivera och samarbeta. En av dina superkrafter är mod, men vad är den andra?

Jag ser verkligen fram emot att läsa din ansökan! /Helen Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter krävs.

ÖVRIGT
Ystad är den lilla staden med de stora möjligheterna. Här finns naturupplevelser utöver det vanliga, en levande historia, ett sjudande kulturliv och mångfald av fritidsaktiviteter. Här finns också ett rikt näringsliv som verkar både lokalt och globalt.

Ystads kommun arbetar för en god personalpolitik som främjar trivsel och goda arbetsprestationer. Vi tror på engagerade medarbetare som skapar en bättre vardag för våra invånare.
Hos oss är heltid en rättighet. Det innebär att alla medarbetare som anställs hos oss tillsvidare har rätt till heltid och deltidsarbete är en möjlighet om det fungerar för verksamheten.
Alla medarbetare ska erbjudas förutsättningar till en god hälsa och därför arbetar vi aktivt med vår arbetsmiljö. Vi erbjuder friskvård och en rökfri arbetstid.

Vår värdegrund Bättre Tillsammans kännetecknas av fyra ord som tydligt summerar vad vi som arbetsgivare står för; Mod, Tillit, Delaktighet och Professionalitet.

Observera att vi endast tar emot ansökningar via Visma Recruit. Vi ber dig därför söka tjänsten genom länken i denna annons för att underlätta hanteringen av inkomna ansökningar. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot andra sökande.

All försäljning i samband med rekryteringsprocessen undanbedes vänligen. Visa mindre